Microsoft Teams mejora para potenciar el Teletrabajo y el Teleaprendizaje

Teletrabajo o Teleaprendizaje han establecidos novedosas formas de comunicación por chat, videoconferencia o llamadas de voz. Microsoft Teams ha practicamente duplicado millones de usuarios online en sólo 30 dias y si vienen mejoras que potencien la comunicación y colaboración, son bienvenidas.

Videollamadas a 9 ventanas simultáneas

La conversación “cara a cara” es prioritaria en las actuales circunstancias, hasta hace poco sólo podíamos vernos hasta 4 participantes simultáneamente y ahora la ventana se amplia de 2×2 a 3×3, por tanto se incrementa el número de visualizaciones simultáneas de 4 a 9 participantes. Esta nueva experiencia optimiza a aquellos participantes que tienen habilitado el video, manteniendo a aquellos que no lo tienen habilitado en la parte inferior de la ventana de Microsoft Teams. Para mantener unos niveles de alta calidad de audio y video, la interfaz se adapta de acuerdo con el ancho de banda y alterna (como ya lo hacía) los participantes qeu activan el video para proporcionar una experiencia de teletrabajo y teleaprendizaje enriquecedora y participativa. Así se visualizaban los participantes antes de esta actualización:

…y así se visualizará a partir de ahora:

Levantar la mano durante la videollamada en Microsoft Teams

Cómo en una clase o en una charla presencial, si quieres participar o realizar preguntas tienes que levantar la mano. Esta nueva característica hace aún más interactivo el Teletrabajo cuando hay que reunirse o las clases por videoconferencias, como siempre la prioridad es la colaboración y la comunicación de los equipos. Como se puede observar en la imagen, aquellos usuarios que “levanten la mano” les aparecerá un pequeño icono en su ventana de video, advirtiendo que quieren participar. Adicionalmente, el organizador tendrá disponible el orden en que se ha levantado la mano para ir dando paso a cada usuario en el mismo orden, si así lo desea.

Efectos de fondo para la videollamada en Microsoft Teams

Muchos disponemos de ubicaciones en nuestras oficinas con fondos adecuados, pero en las actuales circunstancias originadas por el coronavirus, muchos teletrabajamos desde alguna habitación de nuestro hogar y por tanto, digamos que el fondo que se observa no siempre es el más adecuado. Para ello Microsoft Teams esta desplegando esta útil característica, que en un principio difuminaba el fondo y que ahora dispone de un conjunto de fondos predeterminados que nos permiten mejorar este aspecto. Y si no te gustan ninguno de los fondos disponibles? Pues entonces te enseñaremos cómo puedes cambiar o más bien personalizar el fondo de tu videollamada para que muestres tu imagen personalizada próximamente, aunque ya el fabricante anuncia que se podrá subir tu propia imagen desde la interfaz del programa en los próximos días.

Microsoft Teams. Seleccionando un fondo diferente
Microsoft Teams. Fondo personalizado aplicado

Fondo desenfocado en Teams para iOS

Muchas personas estan teletrabajando desde sus dispositivos móviles y muchos son iPhones o iPads, pues para ellos ya esta activa esta característica que ya es ampliamente utilizada en los dispostivos de escritorio y que permite desenfocar el fondo de tu videollamada.

Subtítulos en vivo para iOS y Android

Existen diferentes dominios de idioma o quizá se esta conectando desde un lugar ruidoso, esto nos puede ocurrir e impedir asistir y disfrutar de una videoconferencia. Para estos estos los subtítulos en vivo, que permiten leer lo que se esta diciendo durante una videollamada. Por ahora esta característica esta disponible sólo para el idioma Inglés, pero pronto la tendremos para otros idiomas.

Incremento temporal del límite de participantes para Eventos en vivo con Microsoft 365

Definitivamente las necesidades de comunicación estan cambiando rápidamente y Microsoft a través de la suscripción Microsoft 365 y su característica “Live Events” o “Eventos en vivo” mejora temporalmente esta característica para sus productos Microsoft Teams, Microsoft Stream y Yammer:

  • Eventos con capacidad de hasta 20.000 participantes.
  • 50 eventos pueden realizarse simultáneamente por cada “Tenant”
  • La duración se incrementa a 16 hrs. por broadcast.

Compartir en audio del sistema durante los Eventos en vivo de Microsoft Teams

Con esta característica, los participantes de un evento en vivo podran escuchar aquello que se esta reproduciendo en la pantalla del dispositivo del organizador del evento en vivo. Esta característica funciona exactamente igual que en las videollamadas de Teams y esta disponible sólo para el presentador y los productores de un evento en vivo que sea realizado desde el Teams de escritorio de Windows.

Finalizar una reunión simultáneamente para todos los participantes.

El organizador de una videoconferencia puede ahora finalizar la reunión con tan sólo un click de ratón. Esta opción aparecerá en la barra de control de Teams para el organizador, siendo un buen ejemplo del uso de esta opción durante una clase, donde el profesor dicta su contenido por teleaprendizaje y finaliza la videollamada para todos sus alumnos simultáneamente para que ellos puedan continuar con otras actividades durante la sesión.

Pizarra blanca o Whiteboard, potenciando la lluvia de ideas y publicando directo en Teams

La mayoría de los proyectos parten de una idea inicial o problema y se van desarrollando durante su diseño, implementación y puesta en marcha, sea una empresa o una escuela, ambos necesitan la participación de la mayor cantidad de usuarios para llevarla a buen término, eso es lo que se busca con la pizarra blanca o Whiteboard, integrada con Teams.

Interfaz de inicio de Whiteboard
Herramientas de escritura y dibujo disponibles en Whiteboard

El Whiteboard es un espacio libre para dibujar y crear, invitando y compartiendo con los usuarios necesarios y complementando su potencial con la habilitad de guardar y compartir indefinidamente en Teams: escoge el color de tu rotulador y comienza a dibujar, utiliza la regla, implementa algunos efectos de de sombreado, inserta contenido, todo con tu lápiz táctil o tu ratón!

Organizando ideas con la herramienta Whiteboard para publicar

..y lo más importante, lo publicas directamente a Teams desde la aplicacion…

Panel de analítica y participación para los Administradores de Teams

Necesita conocer cómo se esta utilizando Teams? Esta capacidad ya esta disponible dentro del Panel de gestión de MIcrosoft Teams para los administradores y permite tomar decisiones si se observan riesgos o usos inapropiados de la herramienta, además de disponer de valiosos datos respecto a los participantes, aspecto muy demandado en los centros educativos. Ya los administradores pueden visualizar el uso de cada aplicación de su Tenant, cuáles son los usuarios, qué participantes utilizan más o menos cada característica (chat, videollamadas o llamadas). Además de ello, los administradores de IT pueden establecer políticas y configuraciones centralizadas para administrar permisos, definir cómo la app será mostrada a los usuarios y las capacidades de control para los usuarios, todo desde el panel de administración IT de Microsoft Teams.

Chat y Colaboracion, integrando Yammer dentro de Microsoft Teams

Yammer es una extraordinaria herramienta para potenciar la participación y el trabajo en grupo, ayudando a los participantes a permanecer conectados y a mantener, organizar y compartir todo el conocimiento, sabiendo qué ocurre a través de toda la organización, es un complemento ideal para Teams. Desde la misma aplicación puedes visualizar todo el contenido de Yammer, por tanto Microsoft Teams poco a poco se va convirtiendo en un “hub” de toda la información de la empresa o el centro educativo, permitiendo comunicarse y colaborar.

Sin salir de Microsoft Teams podrás:

  • Ver eventos en vivo
  • Comparta anuncios y notificaciones
  • Marque conversaciones importantes
  • Destacar las mejores respuestas, etc, etc.

Otra característica que quizá desees utilizar es la de integración de comunidades de Yammer en Teams, para aquellos que participamos y recibimos valiosa información desde varias fuentes en Yammer, esta integración es de agradecer:

Para ampliar la información, puedes visitar el Blog de Yammer con esta noticia AQUI

Un paso más en Microsoft Teams: Audioconferencia y Planes de llamadas

Llega lo que faltaba en Teams, planes de llamada de voz SIN SALIR DE LA APLICACIÓN! Por tanto, dispondremos de un número de teléfono para realizar o recibir llamadas (por tanto un usuario podría participar en una conferencia sólo por audio) e incluso podremos disponer de centralita virtual, todo dentro de la misma solución.

Lo primero es conocer qué planes disponen de Microsoft Teams y que por tanto pueden incorporar llamadas de voz:

Las licencias de Microsoft que incluyen Teams son las siguientes:

  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 E3
  • Microsoft 365 E5

Los diferentes add-ons para realizar llamadas o conectarse desde número de teléfono a una reunión son los siguientes:

Audioconferencia con Teams: 

Pensado para que los usuarios que vayan conectarse a una reunión específica de Teams puedan hacerlo llamando a un número de teléfono desde sus móviles o fijos, mas un código de ID

Teams-Audioconferencia.jpg
Invitación a Audioconferencia de Teams

Las licencias de Microsoft que pueden añadir Audioconferencia como Add-on son las siguientes:

  • Microsoft 365 Business Standard
  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 E3
  • Office 365 E5 y Microsoft 365 E5 lo tienen incluido

Solo hay que configurar las audioconferencias para los usuarios que van a programar o dirigir las reuniones. Los asistentes que se conectan por teléfono a la reunión no necesitan tener asignada ninguna licencia ni otra configuración.

Llamar a reuniones resulta muy útil para usuarios que están de viaje y no puede asistir a una reunión a través del cliente de Skype Empresarial o la aplicación de Teams instalada en su portátil o su dispositivo móvil.

* Solo quien crea la reunión (con acceso telefónico) necesita la licencia con audioconferencia. El resto aunque sean moderadores (usuarios del mismo tenant/directorio activo) no la necesitan. Los “invitados” pueden acceder aunque no tengan skype/teams (web app o llamando al teléfono)

* Si no va a realizar llamadas (de la reunión a un  teléfono fijo/móvil) no necesita ni calling plan ni phone system.

Teams como centralita: 

Disponemos de dos opciones:

1.- Enrutamiento directo de Microsoft: permite que los usuarios usen los números de teléfono existentes con el Enrutamiento directo en Sistema telefónico de Teams. De este modo, podrán disfrutar de una experiencia de llamadas completa con tono de marcado incluido.

  • Permite al proveedor de telecomunicaciones conectarse a Teams. Conecta los proveedores y números de telecomunicaciones existentes a Teams prácticamente en cualquier lugar para realizar llamadas con todas las características.
  • Conservar los números de teléfono, con una experiencia enriquecida de llamadas de Teams usando números de teléfono existentes sin realizar portabilidad.
  • El enrutamiento directo permite gestionar incluso los requisitos de llamadas globales complejos de las grandes organizaciones multinacionales.
  • Ofrece confiabilidad mediante una certificación, que garantiza la confiabilidad de la implementación de llamadas en la nube. Microsoft certifica a un grupo muy limitado de controladores de borde de sesión asociados.

Si desea más información, puede encontrarla en esta URL: https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/direct-routing-plan

LICENCIAMIENTO NECESARIO PARA ENRUTAMIENTO DE MICROSOFT:

  • Microsoft Phone System.
  • Licencias de planes Enterprise con Teams
  • Audioconferencia

2.- Planes de llamadas de Microsoft

Puedes agregar fácilmente planes de llamadas a Teams para que los usuarios puedan hacer y recibir llamadas. Vienen en diferentes tamaños adecuados para diferentes cantidades de minutos, y estas son las licencias necesarias para poder usarlo:

Office 365 E3 o E1 + Phone System + Calling Plan:

Phone SystemPosibilidad de llamar por Skype o por un teléfono IP conectado a Skype.
Domestic and International Calling PlanNACIONALES e INTERNACIONALES: Existe un total de 1200 minutos a repartir entre nacionales e internacionales
Domestic Calling PlanNACIONALES: Sólo permiten llamadas nacionales con un máximo de 600 minutos

Office 365 E5 + Calling plan:

Domestic and International Calling PlanNACIONALES e INTERNACIONALES: Existe un total de 1200 minutos a repartir entre nacionales e internacionales
Domestic Calling PlanNACIONALES: Sólo permiten llamadas nacionales con un máximo de 600 minutos

¿Aún no lo tiene? le indicamos cómo hacer que Microsoft Teams esté disponible para usted ahora mismo y gratuitamente

Autónomos, estudiantes o usuarios finales

  • Si la persona cuenta con una dirección de e-mail de trabajo o de escuela con Office 365, puede registrarse utilizando este enlace.
  • Si usted es cliente y dispone de licencias de Office Hogar y Empresas 2019 y dominio propio, puede registrarse en la versión gratuita de Teams siguiendo este enlace.
  • Si el usuario tiene una dirección tipo Gmail o Outlook, puede registrarse en la versión gratuita de Teams siguiendo este enlace.

Empresas, administración pública e instituciones educativas

  • Si usted dispone de licencias de Office 365, estamos A SU TOTAL DISPOSICIÓN DE FORMA GRATUITA para activar Teams durante 06 meses.
  • Si usted no tiene todavía licencias de Teams, podemos ofrecerle una licencia de Office 365 E1 gratis por 6 meses gracias a esta iniciativa de Microsoft (al final de este post conseguirá el formulario de contacto, que le permitirá solicitar esta licencia).
  • Si usted es un cliente del sector Educación y quiere habilitar Teams para profesores, estudiantes, y administradores, puede usar la licencia Office 365 A1. Esta versión de Office 365 es gratuita para todas las instituciones educativas. Toda la información en este enlace.

Se pone en marcha ahora? le facilitamos la Formación para el usuario final de Microsoft Teams y además…..

Puede también probar desde este mismo momento todos los servicios de Microsoft 365 durante 60 días, disponiendo de 10 licencia de Microsoft 365 Business Standard, las cuales le incluyen no sólo Teams, sino la suite completa de Office para intalarla en su ordenador, seguridad y gestión de correo electrónico, todo COMPLETAMENTE GRATIS:

Una vez más agradecemos su contacto y le agradecemos que haya leido nuestro post, en estas circunstancias esta herramienta se ha convertido en una poderosa ayuda para el teletrabajo y el teleaprendizaje.

Quedamos a sus órdenes para aclarar sus dudas o consultas a través de nuestros canales regulares en redes sociales o directamente:

Ricardo González Darkin

Consultor Técnico / Especialista en Soluciones IT para Educación y la Pequeña y Mediana Empresa

Proveedor de Servicios Gestionados IT: Cloud – Conectividad – Comunicación – Domótica – Impresión – Movilidad –  Seguridad – Virtualización y Web.

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